做好檔案工作要注重養(yǎng)成良好習(xí)慣

一些機(jī)關(guān)做不好檔案工作，大致有4種原因。一是認(rèn)為檔案工作不顯山露水，無(wú)關(guān)緊要；二是單位人手少任務(wù)重，無(wú)力應(yīng)付；三是檔案業(yè)務(wù)不熟，無(wú)從下手；四是檔案工作責(zé)任體系沒(méi)建立，無(wú)責(zé)可追。筆者認(rèn)為，要做好機(jī)關(guān)檔案工作，防止出現(xiàn)以上情況，應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)，落實(shí)保障措施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，牢牢把握住“收、管、用”3個(gè)主要環(huán)節(jié)，注重養(yǎng)成良好習(xí)慣，工作上不拖不欠，一任接著一任干，不斷推動(dòng)檔案工作向前發(fā)展。

養(yǎng)成文件材料及時(shí)收集積累、定期歸檔、定期移交進(jìn)館的良好習(xí)慣。一是抓源頭，注重檔案資料及時(shí)收集積累。機(jī)關(guān)單位辦公室要對(duì)單位印發(fā)的文件、上報(bào)的材料和傳閱后的上級(jí)文件進(jìn)行及時(shí)收集，并督促各職能科室及時(shí)收集檔案資料，將上年度各種門(mén)類、載體的檔案統(tǒng)一收集齊全，尤其要將單位會(huì)議記錄、重要工作的文件材料以及電子文件、照片等載體材料收集齊全，做到不丟失、不損毀，應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。二是抓規(guī)范，科學(xué)整理歸檔。要熟悉《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》等，每年6月之前，在檔案部門(mén)的指導(dǎo)下開(kāi)展檔案整理工作；整理完畢打印好目錄后交檔案部門(mén)驗(yàn)收；整理后的檔案可放在本單位檔案室保管5年，以方便查閱，保管條件差的單位也可每年直接移交給綜合檔案館保管。三是抓資源入庫(kù)，集中移交進(jìn)館。立檔單位要聯(lián)系綜合檔案館，將保管期限為永久和30年、自形成之日起滿5年的到期檔案在接受檢查驗(yàn)收后移交進(jìn)綜合檔案館；重大活動(dòng)、重大事件檔案應(yīng)及時(shí)向綜合檔案館移交；移交時(shí)一定要開(kāi)展自查，凡不符合規(guī)范要求的，該組卷重整的要組卷重整，該搶救復(fù)制的要搶救復(fù)制，檔案材料不齊全完整的，要千方百計(jì)查找補(bǔ)齊，確保進(jìn)館檔案的齊全、規(guī)范和完整。

養(yǎng)成科學(xué)保管檔案的良好習(xí)慣。檔案室既是一個(gè)單位保管和利用檔案資料的基地，也是展示一個(gè)單位發(fā)展歷史和精神面貌的窗口。要按照機(jī)關(guān)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指導(dǎo)意見(jiàn)的要求，將檔案用房納入整體規(guī)劃，按照經(jīng)濟(jì)、實(shí)用、安全的原則，在規(guī)劃設(shè)計(jì)時(shí)充分滿足檔案用房功能齊全、布局合理、保管安全、利用便捷的需要。一是抓硬件，高度重視檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案室應(yīng)做到檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室“三分開(kāi)”，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)有檔案資料存放位置示意圖，庫(kù)房面積應(yīng)滿足本單位檔案工作發(fā)展的需要。二是配備符合要求、運(yùn)行良好的檔案專業(yè)防護(hù)和安全風(fēng)險(xiǎn)防范設(shè)施設(shè)備，使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品。檔案安全是底線，不能出任何問(wèn)題，要堅(jiān)持預(yù)防為主的工作思路，落實(shí)防潮、防高溫、防火、防蟲(chóng)、防霉等措施，確保檔案的安全保管。三是加強(qiáng)日常安全管理。要定期檢查庫(kù)房?jī)?nèi)外環(huán)境及檔案安全設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，保持庫(kù)房的整齊、清潔、美觀；做好庫(kù)房溫濕度記錄和調(diào)控，堅(jiān)持每日下班前進(jìn)行安全檢查，杜絕檔案安全隱患；嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度、檔案數(shù)據(jù)異地異質(zhì)備份制度，定期開(kāi)展檔案清點(diǎn)，嚴(yán)格落實(shí)檔案信息安全工作崗位責(zé)任，提高檔案管理軟件系統(tǒng)和室藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)安全防護(hù)水平，避免各類安全事故的發(fā)生。

養(yǎng)成檔案查閱利用的良好習(xí)慣。一是加強(qiáng)檔案查閱利用窗口標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在綜合閱覽室內(nèi)醒目位置公布檔案查閱流程、注意事項(xiàng)、服務(wù)電話等，設(shè)置接待登記、目錄檢索、檔案閱覽等區(qū)域，放置供利用者使用的紙筆、放大鏡等物品。二是注重良好習(xí)慣的養(yǎng)成。查閱檔案資料由檔案室專人負(fù)責(zé)，認(rèn)真辦理各項(xiàng)查檔登記手續(xù)，指定查閱地點(diǎn)；能利用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)查閱的不用檔案原件查閱，檔案原件一般不得外借；需要查閱會(huì)議記錄等檔案的要出具該單位的證明，履行審批手續(xù)；用作憑證的，經(jīng)有關(guān)人員核對(duì)無(wú)誤后，注明出處，加蓋專用章；利用完畢的檔案資料要仔細(xì)清點(diǎn)，及時(shí)入庫(kù)。三是勤于開(kāi)展編研工作。挖掘檔案資料的歷史價(jià)值，推出有特色、有價(jià)值并能反映本地歷史的編研成果；編寫(xiě)檔案利用案例，發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)的價(jià)值。