什么是“檔號(hào)”

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的主要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。

什么是“檔號(hào)”？

檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T 13-1994)中對(duì)檔號(hào)的定義為：檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。

檔號(hào)編制原則：

（1）唯一性原則

檔案館（室）內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

（2）合理性原則

檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

（3）穩(wěn)定性原則

檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

（4）擴(kuò)充性原則

檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。

（5）簡(jiǎn)單性原則

檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種：

第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào) -案卷目錄號(hào) - 案卷號(hào) -   件、頁（張）號(hào)。

第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào) - 類別號(hào) -案卷號(hào) -件、頁（張）號(hào)。

第三種結(jié)構(gòu)為：類別號(hào) - 項(xiàng)目號(hào) - 案卷號(hào) - 件、頁（張）號(hào)。

國(guó)家檔案局在新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）中，增加了歸檔文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制要求，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“?”隔開。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。