簡介

Summary

文檔一體化檔案管理系統(tǒng)是從檔案工作的實(shí)際需要出發(fā)，以“文檔一體、綜合管理、館室銜接”為原則，在總結(jié)大量用戶使用經(jīng)驗(yàn)及意見，結(jié)合多年的軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，汲取其他優(yōu)秀檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，推同的新一代檔案管理軟件。它在保證靈活性和擴(kuò)展性的基礎(chǔ)上，為各行業(yè)檔案室及其他立檔單位提供了全面的解決方案，是基于windows平臺(tái)下的C/S架構(gòu)的各行業(yè)檔案室最佳的管理軟件系統(tǒng)。

系統(tǒng)特點(diǎn)

System Characteristics

1. 支持國家最新標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》。

2. 具備檔案的綜合管理功能，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位檔案從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索到利用、編研等一系列檔案管理過程的管理。

3. 用戶可以任意增加各門類的文件、檔案及相關(guān)信息，也可按自己需要實(shí)施分類方案，對管理對象逐級劃分，充分契合用戶業(yè)務(wù)變化的需要。

4. 真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)組卷與歸檔。

5. 檢索速快，十萬條記錄20秒以內(nèi)響應(yīng)；查詢方式除簡單查詢外，系統(tǒng)還提供自定義查詢和多表查詢，通過自定義查詢目錄保存查詢條件，以后只要通過點(diǎn)擊就可實(shí)現(xiàn)快速檢索；多表查詢則是同時(shí)在多個(gè)目錄數(shù)據(jù)表中找出符合條件的記錄。同時(shí)系統(tǒng)還提供分頁瀏覽的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速查詢。

6. 支持原文管理，通過“添加”、“掃描” 方式把原文存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)里，實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)容的查閱。

7. 實(shí)現(xiàn)多種備份功能，可以將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)壓縮后向軟盤、光盤備份，也可將各種備份資料迅速恢復(fù)丟失的數(shù)據(jù)，確保用戶的寶貴數(shù)據(jù)安全無虞。通過導(dǎo)入導(dǎo)出，使不同機(jī)器和用戶之間的數(shù)據(jù)自由輸入、輸出，互相交換，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。強(qiáng)大的查詢功能，保證查詢的速度、準(zhǔn)確度。

8. 光盤發(fā)布是世紀(jì)科怡文檔一體化系統(tǒng)的一個(gè)增強(qiáng)功能，可將系統(tǒng)的全部或部分?jǐn)?shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)及原文以一定的格式遷移到光盤上。

功能結(jié)構(gòu)

Functional Structure

圖片1.png

功能模塊

functional Module

文件管理：文件是檔案的最主要的來源，文件管理指對公文（包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件）的管理。在本系統(tǒng)中，加入文件管理功能，是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的需要。文件管理模塊包括文件登記、文件歸檔以及報(bào)表打印三部分。

檔案管理：檔案（文書、會(huì)計(jì)、照片、科技、實(shí)物、光盤、書稿）管理是本系統(tǒng)的核心模塊，它主要涵蓋了檔案管理中最重要的業(yè)務(wù)處理過程，包括檔案的錄入、組卷、調(diào)整和制作目錄等。

資料管理：除了檔案和文件以外，本系統(tǒng)將管理的內(nèi)容擴(kuò)展到其它文檔資料，體現(xiàn)了文檔一體化的特點(diǎn)。資料管理主要實(shí)現(xiàn)資料的登記和報(bào)表打印功能。本系統(tǒng)中資料的主要內(nèi)容包括資料和圖書。

檢索：檢索是一項(xiàng)十分重要的功能，本系統(tǒng)檢索功能包括文件、檔案和資料的檢索。下面以檔案檢索為例進(jìn)行說明，其余文件檢索及資料的檢索可參照以下說明。檔案人員在管理過程中的編目、編研、利用、鑒定等工作中經(jīng)常要使用到檔案檢索功能。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索則大大提高了檔案檢索的速度，結(jié)束了手翻帳本的時(shí)代，是檔案管理走向現(xiàn)代化的標(biāo)志。

利用：檔案的最終目的就是為社會(huì)提供檔案材料與檔案信息，從而為社會(huì)各界服務(wù)。本系統(tǒng)中檔案利用不僅對檔案實(shí)現(xiàn)利用管理，同時(shí)也把文檔資料納入其中，其功能主要包括利用人管理、利用登記、歸還管理、利用管理、利用統(tǒng)計(jì)五個(gè)環(huán)節(jié)。

保管：檔案保管工作是根據(jù)檔案的成份和狀況，為延長檔案壽命所采取的一系列存放的安全措施。本系統(tǒng)中檔案保管的內(nèi)容包括以下庫房溫濕度登記和設(shè)置存放位置索引兩個(gè)方面。

鑒定：檔案的鑒定銷毀工作，是檔案館（室）對檔案文件的價(jià)值作出判斷，并對保管期限已滿、失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀。本系統(tǒng)中鑒定銷毀的工作包括到期鑒定和銷毀鑒定兩個(gè)環(huán)節(jié)。

移交接收：移交接收工作是指檔案館確定接收對象，然后向移交單位發(fā)出接收通知書，各移交單位按要求將其管理的保管期限為長期（含長期）以上的文書檔案、科技檔案、照片檔案、相關(guān)資料實(shí)體與檢索目錄以及與其全宗配套的編研材料向檔案館移交的過程。在檔案的計(jì)算機(jī)管理過程中，通過移交接收可以輕松實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)和電子原文的上報(bào)和接收。移交接收包括兩項(xiàng)內(nèi)容，即：檔案移交和檔案接收。

編研：檔案編研工作是指檔案館（室）根據(jù)社會(huì)利用的需要，對檔案內(nèi)容進(jìn)行研究和編纂的工作。本模塊為您提供專業(yè)的模板文件，輔助用戶撰寫編研材料；還可直接從數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入數(shù)據(jù)作為編研材料的內(nèi)容，同時(shí)還可支持原文的上傳和下載。除此之外還可對編研表格進(jìn)行靈活定制。

統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)是以表冊或數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過程及其一般規(guī)律的工作，同時(shí)也可以讓檔案管理人員隨時(shí)掌握館藏情況。在本系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)工作包括基本情況年報(bào)及檔案相關(guān)統(tǒng)計(jì)。

數(shù)據(jù)管理：在計(jì)算機(jī)檔案管理過程中，數(shù)據(jù)資源的安全向來是至關(guān)重要的。為了防止數(shù)據(jù)的損毀或丟失而造成的巨大損失，最為簡單有效的方法就是經(jīng)常對這些重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對這些丟失的數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速恢復(fù)。本模塊就是為方便用戶的備份和恢復(fù)而設(shè)置的，它具有多種備份功能，可將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)壓縮后向軟盤、光盤備份，以適應(yīng)不同情況下的備份需要；同時(shí)還具有方便的恢復(fù)功能，可以將備份的數(shù)據(jù)迅速恢復(fù)丟失的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全。本系統(tǒng)包括外來數(shù)據(jù)的導(dǎo)入及本系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)出、數(shù)據(jù)庫（表）的備份及數(shù)據(jù)表的恢復(fù)。

光盤發(fā)布：分為光盤發(fā)布、光盤瀏覽、光盤上載和光盤回寫四個(gè)功能。

系統(tǒng)維護(hù)：系統(tǒng)維護(hù)主要是對軟件的核心數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，它一般由系統(tǒng)管理員操作。本模塊主要實(shí)現(xiàn)添加用戶、增加檔案門類、定義實(shí)體分類、設(shè)置檔號(hào)格式等功能，并提供系統(tǒng)輔助管理工具。